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人事档案电子信息化管理的论文

时间:2018-05-05 21:02点击: 次来源:好文学作者:编辑评论:- 小 + 大

信息技术的飞速发展和广泛应用使人类生活的各个方面发生了巨大的变化。计算机应用于办公自动化和自动化工程设计,己产生了大量的cad或公文性电子文件。由此引起的对电子文件和电子档案管理,是档案工作者面临的新问题。电子文件被广泛地认识和应用,成为势不可挡的潮流。计算机的普遍应用、电子文件的大量产生、信息高速公路的建成,为缩小档案保存空间,快捷传递交流信息,搞好信息服务,实现信息共享,无疑将会带来极大的方便,同时也给档案工作带来了一系列的新情况新问题。
一、现代的档案管理工作的转变 (一)档案载体的转变
在电子档案管理活动中,电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸,而其中许多又要承袭老产品的大部分成果,因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力,保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。
(二)企业档案的分类变化
旧有的关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破,取而代之以电子档案管理thldl.org.cn系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中,计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同,但可以肯定的是电子档案管理过程中档案分类更能贴近管理的需要,分类也将更详细、更科学、更规范。
(三)档案接收和保管上也有所改变
在电子环境中,如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程,文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说档案人员如果不进入到信息集成系统中去,则很难掌握到信息的核心部分甚至接收不到档案。
无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使档案工作者再也无法坐等档案的最后形成与归档了。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家有关文件制定出本单位的《电子文件管理办法》,提请信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等电子档案管理内容。档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台,要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性,掌握电子档案信息的收集、管理。
此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具,更多的经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库房”。
二、电子档案工作面临的问题 (一)电子档案原件的真实性问题
电子文件很容易被删改,且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中,拟稿者无法留下自己的笔迹,单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发,日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。即使有人出于自己的目的将软盘中存的内容进行了删改,也难以发现和确定。
(二)电子档案内容的保密性问题
用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件。另一方面,一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题,带来了极大的威胁。
(三)电子档案保笛的长久性问题
随着办公自动化的不断深人,好多单位将会实现无纸办公,所有的情况、决策、信息存储在网络中,人们只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序,也方便了利用,但是一旦网络突然瘫痪或被毁,如出现“黑客”问题,遇到病毒问题或其它方面的故障,电子文件可能会在一瞬间同时消失,造成难以弥补的损失。
(四)档案管理软件的统一性问题
计算机软件研制大大落后于硬件的发展,远不适应各方面存储的需要。档案系统各地区之间、单位之间不使用统一的软件,势必会影响到互相之间的利用以及全国的联网。
三、建议采取的对策 (一)尽快培养精通计算机技术的档案专业人才
培养一批既懂档案业务又精通计算机专业知识的人才已是档案部门的当务之急。当前要在加强全员计算机知识培训的同时,通过招考、送出去深造等渠道选拔、培养高、精、尖的电子档案管理应用人才,使他们不仅精通计算机技术而且熟悉档案业务,热爱档案事业;不仅会操作而且会设计程序,能够开发软件。
(二)建立健全维护电子文件真实和安全的法规
在电子文件的形成、处理、归档,电子档案的保管、利用等各个环节,信息都有被更改、丢失的可能性,即使拥有完善的信息安全技术,也需要有相应的电子档案管理措施来保证其得以实施。因此,建立健全相关法规和管理制度,对于维护电子档案的原始性、真实性,保证其安全具有重要的意义。要通过法律形式将电子档案管理和利用标准规定下来,使人们能够自觉地遵守这些规定。同时要通过立法确认电子文件、电子档案的
法律凭证作用,确保国家档案行政管理部门依法管理电子文件和电子档案。
(三)制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范
随着电子文件的大量产生,迫切需要建立一套科学、合理、严密的电子档案管理标准和规范。将电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式,用标准和规范确定下来,使电子档案从诞生之初就得以科学、有序、规范地管理,这是摆在档案部门面前的一项重大课题,也是迫切需要解决的基础性工作。
(四)研制开发数据格式标准统一、可以互相兼容的档案管理软件
建议由国家档案局牵头,研制开发适应电子档案管理现代化的软件,并在全国档集系统统一推广。我们盼望国家档案局能把该问题列为工作重点,以此带动全国档案系统现代化管理水平的提高。
办公自动化的广泛实现,信息高速公路的建成,对传统的档案工作是一次巨大的冲击,必将促使档案工作从管理方式和管理手段上进行一次彻底革命。档案部门要尽快认清形势,采取有力措施,从工作重点和方式上来一次大转变,从人才和技术力量上来一次大储备,以勇敢地应对信息时代的挑战。
在这个信息时代,由纸质档案管理向电子档案管理是时代发展的需求,也是对档案管理人员的更高要求,档案管理人员需要根据电子档案的需求进行系统的学习和运用,转变原有的管理模式。在由纸质档案管理向电子档案管理的过程中,对于出现的一系列问题,应及时灵活的应对,以达到电子档案管理的最终目的。

时间:2018-07-22 19:23点击: 次来源:好文学作者:admin评论:- 小 + 大

社会信息化的建设与发展,电子文件的产生与管理,档案工作对象的变化、范围的拓展要求档案管理必须加快向现代化管理的转变,接下来小编为你带来增置计算机技能统计论文,希望对你有帮助。

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1电子信息化应用于人事档案管理的优点及必要性

与之相适应,档案管理的评估考核体系也应该发生变化,档案人才结构必须进一步优化调整。年报中计算机技能统计内容的增加、指标体系的调整,是档案人员综合素质考核体系、人才结构需求将要调整的指示信号。人才结构的变化又必然对档案干部队伍现代化建设产生深远影响。

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企业人事档案采用电子信息化管理,可以实现对各类资源的收集和共享,有利于强化企业各部门之间、企业之间的联系与合作,全面提高企业人事档案的使用效率和使用价值,帮助企业更好地完成工作。企业在增添新人档案的时候,利用计算机、互联网和电子信息系统,可以减少新人资料的搜索时间,方面快捷,节省时间,同时保证人员档案的有效性和真实性。企业人事档案实施电子信息化管理以后,可有效减少信息的传输环节,减少纸质档案的使用效率,节约环保的同时还可以保证档案资料的完整性,在使用过程中仅需要使用U盘等存储设备进行查看。此外,人事档案实施信息化管理大大增加了企业的信息存储量,提高了企业人事档案管理速度。具体来说,企业实施人事档案电子信息化管理主要有以下几点必要性。

增置计算机技能统计内容对档案干部队伍现代化的影响主要体现在以下几个方面:

1.1企业人事档案信息化管理是现代企业发展的需求

一是可科学地指导在职人员的继续教育特别是现代科技教育。

如今,办公自动化已经逐渐完善,企业在人事档案管理和应用的过程中大部分数据的使用都是用计算机和网络完成的。这就要求企业的人事档案管理必须尽快实现信息化、无纸化,只有全面实现档案管理信息化才能适应企业的现代化发展,提高企业的综合管理水平。

首先体现在指导档案人员继续教育规划特别是现代化管理继续教育规划的科学编制上,其次体现在指导档案人员继续教育活动的有效实施上。目前在职档案人员的继续教育成效显着,但关于计算机等现代科技知识和技术的培训比重较小,实际效果不理想。撇开参学人员层次不一、需求各异等因素不论,这也与举办者对参学对象的基本情况缺乏必要的了解和分析有一定关系。若能及时了解档案人员的计算机技能掌握情况,这种被动状况将会随举办者心中有数、活动有备而得以扭转,教育活动的针对性和有效性将会有所增强。可见,掌握档案人员计算机技能整体状况,不仅是编制继续教育规划,特别是计算机知识技能继续教育规划的需要,而且还将有利于科学、合理、有计划地组织实施继续教育活动,进一步提高继续教育的质量与效益。

1.2建立电子档案可以有效保护原始档案

二是有利于指导在职人员档案专业教育课程改革和培养方向的调整。

传统企业的人事档案管理都是纸质档案,人工管理需要付出很多的人力、物力和财力。但是实施电子信息化管理,就可以在信息化条件下由计算机代替人工完成人事档案管理工作,这在很大程度上节约了管理时间,有效减少了档案的翻查工作,同时网络空间是无限制的,可以保存大量数据信息,这对保护企业的原始档案具有很好的作用,非常有利于延长档案的使用时间。

社会需求是档案专业教育发展的基石。21世纪是知识经济的时代,是信息化的时代,新的时代对档案人员提出了多元化、高素质的新要求,统计内容的增加是新要求的强烈反应。因此,增设计算机技能统计内容可促进档案专业教育加快改革步伐,调整人才培养方向,以适应时代需求,还可促使专业课程“厚基础、重科技、宽口径”,增加“计算机信息管理”、“办公自动化”等有关现代科技课程的比重,把档案学建设成为档案管理与计算机信息处理有机结合的、多学科兼容的边缘性学科,使档案专业教育向信息处理方向调整,增强专业教育的活力,拓展毕业生的就业渠道,增强档案专业毕业生的市场竞争力。

1.3完善企业内部管理的必然要求

三是有利于增强档案人员的终身学习意识和时代意识

通过计算机和网络来完善企业的人事档案管理,可以节省企业的人力、物力、财力,同时可以节省时间,提高工作效率,有效降低企业的运营成本,进而可以促进企业更好地发展,为客户提供更加优越的服务。

21世纪是以人力资源为基础的知识经济时代,竞争的焦点在人才,而人才的竞争实际上是能力的竞争,能力又主要体现在“创新”、“适应”上。就档案工作而言,“适应”主要体现在要适应档案管理现代化,适应电子文件、电子档案的管理,适应全社会信息化、网络化与档案管理数字化;而“创新”则是档案事业发展的根本动力,是“适应”的更高层次。

2企业传统人事档案管理存在的弊端

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